کمیته رکن چهارم – دیدگاه خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار که با سیستم گردش کار یا جریان کار همراه است، منجر به آگاهی از چگونگی بهبود جریان های کاری می شود که قصد داریم در این مقاله بطور مفصل راجع به آن صحبت کنیم.
بهبود فرآیند کسب و کار بخش طبیعی از مدیریت جریان کار است. سیستم گردش کار می تواند ادغام سیستم های اطلاعاتی را در بر گیرد تا اطلاعات را بین جریان های کاری و دیگر سیستم های فناوری اطلاعات در یک سازمان به اشتراک بگذارد. هنگامی که شما یک ایده عملی از سیستم گردش کار در نرم افزار اتوماسیون اداری دارید، آماده باشید تا بدانید چگونه Workflow می تواند به شما کمک کند که مزایای آن را در جریان کار درک کنید.
سیستم مدیریت گردش کار هماهنگ کننده وظایفی است که کار سازمان را انجام می دهند و دنباله ای از وظایف بخشی از یک کار بزرگتر هستند و می توان گفت گردش کار گاهی مترادف با خودکارسازی فرآیندهای کسب و کاراست. هدف سیستم گردش کار دستیابی به برخی نتایج مدیریت سیستم گردش کار و دستیابی به نتایج بهتر با توجه به برخی از اهداف سازمان است. سیستم گردش کار عمدتاً در برخی از سازمان ها متمرکز بر ساختار کار و نحوه همکاری تیم ها برای تکمیل کار است. در مدیریت گردش کار در عمل ابزارهای نرم افزاری برای پیگیری کار به صورت خودکار مورد استفاده قرار می گیرند. Workflow به عنوان یک ابزار کلی سیستم گردش کار می تواند به طور بالقوه هر جریان کاری را پشتیبانی و به طور معمول قابلیت های زیر را ارائه می دهد:
– اعلان هایی که در مورد تغییرات در گردش کار به کارکنان اطلاع داده می شود
– ساختن فرم گردش کار برای ایجاد رابطه کاربری بین داده های ورودی جریان کار
– یکپارچه سازی سند برای آپلود داده های بدون ساختار در فایل ها
– تنظیم مجوزهای دسترسی برای کنترل کارهایی که باید انجام شود
– ارائه گزارش کارهای در حال انجام و تکمیل شده
در یک سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یک رویکرد مدیریت، سیستم مدیریت گردش کار مزایای متعددی را ارائه می دهد. در عمل بسیاری از مزایای حاصل از سیستم گردش کار بیشترین ارتباطات و بازده کاری را در تیم ایجاد می کند. این مزایا به احتمال زیاد به شما در دستیابی به اهداف کسب و کار کمک می کند. به همین دلیل شما باید مدیریت گردش کار را به بهترین شکل و در راستای اهداف سازمان خود در نظر بگیرید.
خدمات بهتر: تیم ها می توانند با از بین بردن تنگناها، شناسایی و اجتناب از کار غیر ضروری، خدمات بهتر به مشتریان داخلی و خارجی خود ارائه دهند.
– حسابرسی مقرون به صرفه از فعالیت های کاری
– فرصت برای شناسایی عدم تعادل در ترکیب تیم
– اطلاعات مربوط به عملکرد گردش کار که باعث بهبود روند سیستم گردش کار می شود
– انعطاف پذیری و بهبود بیشتر در رونده کردن جریان کار
